5 valkuilen die een succesvol team in de weg staan

80% van de teams presteert niet! Althans dat beweert Patrick Lencioni een Amerikaanse schrijver en spreker op het gebied van leiderschap en management in zijn boek “De 5 frustraties van teamwork”. De eerste druk dateert van 2002 en toch lijken zijn conclusies nog heel actueel. In deze blog bekijken we de 5 valkuilen die een goed functionerend team in de weg staan.

“80% van de teams presteert niet”

Patrick Lencioni – Amerikaanse spreker rond leiderschap & management

De piramide van Lencioni

In zijn piramide van Lencioni haalt hij 5 redenen aan waarom teams niet goed samenwerken en dus ook niet presteren

• Gebrek aan vertrouwen 
• Angst voor conflict 
• Gebrek aan betrokkenheid 
• Vermijden van verantwoordelijkheid  
• Niet gericht zijn op resultaten

Omgekeerd doen sterke teams deze 5 elementen juist wel goed. Over het algemeen benadrukt Lencioni het belang van het opbouwen van sterke relaties en het ontwikkelen van een gezonde organisatiecultuur. Zoals steeds speelt de leidinggevende hierin een belangrijk rol. Zowel door het goede voorbeeld te geven (lead by example) als door het gewenste gedragen aan te moedigen en te versterken.

Mijn eigen beleving…

Ik kan er nu al bij zeggen dat ik zelf in het verleden veel fouten tegen dit model heb gemaakt…

• Conflicten uit de weg gaan vanuit het idee van de “lieve vrede”
• Te weinig doordrukken op het oppakken van de verantwoordelijkheid binnen het team
• Doelen niet ambitieus genoeg stellen waardoor de betrokkenheid af nam
• …

Het model lijkt gemakkelijk en toch is de uitvoering ervan in de praktijk soms millimeterwerk. Het is eigenlijk ook nooit af en vraagt een continue bijsturing. Dat maakt de job van een leidinggevende juist zo boeiend.

De verschillende lagen meer in detail

Laten we de verschillende lagen één per één overlopen. De piramide van Lencioni werkt van onder naar boven. De onderste laag is het fundament. Eens die stevig is, kan je verder naar de volgende laag. Hieronder gaan we laag per laag bespreken. De tips die ik deel zijn een combinatie van wat Lencioni zegt en mijn eigen ervaring. 

Laag 1: De basis van goed presterende team is onderling vertrouwen 

Vertrouwen vormt de basis voor elke goede relatie en en dus ook voor een goed presterend team. Omgekeerd zal een gebrek aan vertrouwen binnen een team de samenwerking enorm belemmeren. 

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard

Er wordt wel eens gezegd “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard”, met andere woorden het is makkelijker om iemands vertrouwen te schaden, dan te verkrijgen. Het vraagt dan ook best wat tijd en moeite om vertrouwen binnen een team op te bouwen. Maar hoe doe je dat?  

• Leer elkaar kennen. Je kan onmogelijk iemand vertrouwen die je niet kent. Neem dus de tijd om jouw teamleden en collega’s te leren kennen. Dit kan informeel gebeuren bij een (digitale) koffie. Of meer gestructureerd door het organiseren van een teambuilding. Met een oprechte interesse in de andere kom je al een heel eind.  
• Vind gemeenschappelijke doelen. Door samen ergens naartoe te werken gaat de energie naar samen iets opbouwen, elkaar helpen en elkaar daarin leren vertrouwen. 
• DWYSYWD –> Do what you say you will do. Jouw team moet erop kunnen vertrouwen dat als jij zegt dat je iets gaat doen, dat je dat ook effectief zal doen. Dat kan heel praktisch zijn: jij neemt een actiepunt op, jij geeft feedback na een meeting,… 
• Respecteer confidentialiteit. Benoem wat confidentieel is en dat dat zo wordt gehouden. Andersom, bespreek ook geen confidentiële zaken van andere teamleden met personen die dit niet hoeven te weten. En tenslotte, wees ook heel transparant wanneer je iets niet confidentieel kan houden, bijvoorbeeld omdat het de organisatie kan schaden.  
• Geef kwetsbaarheid een plaats in het team. Een gebrek aan vertrouwen ontstaat wel eens doordat teamleden (en zeker ook de leidinggevende) hun fouten niet durven toe te geven en zich niet kwetsbaar durven op te stellen. Vertrouwen kan je opbouwen door open en eerlijk te zijn over fouten en beperkingen. Ook het aangeven dat je iets niet weten is heel krachtig.  

Laag 2: Slecht presterende teams durven geen conflicten aan te gaan

Conflicten aangaan is niet gemakkelijk. Ze vertrekken vanuit verschillen tussen mensen en dat voelt vaak persoonlijk aan. Aangezien een sterk team juist is opgebouwd uit verschillende profielen is het aangeraden om die verschillen te omarmen, te benoemen en tot een sterker geheel te komen. Het niet aanpakken van conflicten maakt het probleem op lange termijn alleen maar groter. Daarnaast kan het niet benoemen van conflicten er ook voor zorgen dat het team denkt dat bepaald gedrag aanvaardbaar is terwijl dit helemaal niet het signaal is dat je wil geven. Studies tonen ook aan dat conflicten bespreken en er een duidelijke beslissing rond nemen ook leidt dat betere resultaten. 

Hoe zorg je ervoor dat de angst om conflicten aan te gaan vermindert ?

• Benoem het belang van conflicten. Benadruk dat conflicten deel uitmaken van een teamdynamiek en dat ze belangrijk zijn voor de groei van het team.
• Maak een onderscheid tussen het conflict en de persoon. Een conflict gaat niet om een persoonlijke aanval maar om een specifieke actie, een idee, een gebeurtenis die zich heeft voorgedaan.  
• Maak afspraken rond de vorm. Hoe worden conflicten besproken? Bijvoorbeeld iedere partij mag zijn standpunt uiten zonder onderbroken te worden, er wordt niet geroepen of gevloekt,… Binnen Proximus werd er gesproken over “Carefrontation”, de confrontatie aangaan maar op een zorgzame manier. 
• Geef het goede voorbeeld als leidinggevende. Wanneer je zelf conflicten steeds uit de weg gaat, zal dit geen vertrouwen geven aan het team dat zij wel conflicten kunnen aangaan. Toon hoe jij een conflict aanpakt of bespreek een conflict dat achter gesloten deuren heeft plaatsgevonden met je team. Leer samen hoe je dit het beste communiceert.  
• Zorg voor een goede follow-up. Na het oplossen van een conflict en het bespreken van een weg vooruit is het belangrijk dat je dit ook opvolgt. Er is bijvoorbeeld een akkoord over een nieuwe manier van werken. Check dan regelmatig in of deze manier van werken effectief werd geïmplementeerd en wat daar de gevolgen van zijn. 

Laag 3: in slecht presterende teams is er een gebrek aan betrokkenheid

Het spreekt voor zich dat een gebrek aan inzet van de teamleden leidt tot mindere resultaten. Gebrek aan inzet kan te wijten zijn aan verschillende elementen. Is het duidelijk wat er van iedereen verwacht wordt? Zien ze de impact van hun werk op het grotere geheel? Krijgen de teamleden voldoende ruimte om zelf te experimenteren en beslissingen te nemen? Voelen ze zich gewaardeerd voor wat ze doen? Worden ze voldoende uitgedaagd?  

Enkele manieren om de betrokkenheid te vergroten 

• Stel duidelijke doelstellingen. Zorg dat zowel de groepsobjectieven als de individuele doelstellingen duidelijk zijn voor iedereen. En dat zij ook inzien hoe zij individueel bijdragen tot het grotere geheel.
• Creëer een veilige omgeving. Dit is een omgeving waarin het oké is om te experimenteren, om fouten te maken en om hiervan te leren.
• Geef waardering en erkenning. Een schouderklopje, een dankjewel-mailtje, even iemand in de spotlight zetten tijdens de team meeting. Positieve bekrachtiging doet wonderen voor de betrokkenheid en motivatie.  
• Leg de lat hoog genoeg. Wanneer een uitdaging te gemakkelijk is, daalt de motivatie aanzienlijk. Probeer een juiste balans te vinden om je teamleden op bepaalde vlakken uit te dagen terwijl ze andere taken gemakkelijker kunnen uitvoeren.  
• Moedig samenwerking aan. Wanneer je in team aan iets werkt, voel je je ook betrokken bij het succes van je collega. Samen naar iets toewerken kan een boost voor de motivatie zijn.  

Laag 4: in een zwak team wordt verantwoordelijkheid vermeden

Wanneer niet iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt, zet dit druk op de andere teamleden en op de leidinggevende. En uiteindelijk lijden de resultaten hieronder. Denk aan een roeiboot met 6 personen aan de roeispanen. Elke persoon die beslist om wat minder hard te roeien of helemaal niet meer te roeien zorgt ervoor dat de anderen harder moeten roeien. Met alle wil van de wereld zullen zij dit niet helemaal kunnen compenseren en uiteindelijk minder snel vooruitgaan.  

Hoe kan die verantwoordelijkheidszin aangescherpt worden?  

• Maak duidelijke afspraken. Zorg ervoor dat de roles & responsibilities duidelijk afgebakend zijn en dat iedereen begrijpt wat er van hem/haar verwacht wordt. Dit kan zowel op basis van de objectieven zijn als met behulp van duidelijke actiepunten aan het einde van een vergadering. Wie neemt welk actiepunt en tegen wanneer wordt dit gedaan?  
• Zorg voor een gestructureerde opvolging. Eens het duidelijk is wie wat dient te doen, wordt dit volgens een goede cadans opgevolgd. In de wekelijkse rapportering, in de team meeting, in een face-to-face gesprek. 
• Hou elkaar verantwoordelijk. In sterke teams durven teamleden elkaar ook constructief aanspreken wanneer verantwoordelijkheid niet genomen wordt. Er wordt gerefereerd naar eerder gemaakte afspraken maar ook naar de impact van het niet doen op de rest van het team.  
• Stimuleer open communicatie. Niet enkel om elkaar erop aan te spreken wanneer iets niet wordt gedaan, maar ook om een veilige omgeving te creëren zodat teamleden kunnen aangeven waarom iets niet gedaan is. Misschien is er hulp nodig, ontbreekt er informatie, is er een andere prioriteit bijgekomen? Een open, veilige cultuur maakt ook deze gesprekken mogelijk.  

Laag 5: een zwak team is niet gericht op resultaten

Sterke teams zijn gericht op resultaten. Belangrijk is wel dat ook de andere lagen van de piramide genoeg gevoed worden om op lange termijn die resultaten te blijven behalen. Wanneer we spreken over resultaten gaat het hier over de collectieve objectieven. Het team als geheel behaalt zijn resultaat.  

Hoe krijg je je team meer gericht op resultaten?  

• Maak de objectieven duidelijk. Goede doelen zijn SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Koppel aan grote groepsobjectieven ook duidelijke KPIs (Key Performance Indicators) die je kan opvolgen om te zien of het team in de goede richting beweegt.  
• Zorg voor een goede opvolging. Meten is weten en het geeft inzicht in de vooruitgang richting het finale doel. Dit stelt je ook in staat om bij te sturen wanneer de vooruitgang niet in de juiste richting gaat. Bepaal een frequentie die aansluit bij de activiteit van jullie team.  
• Hou elkaar verantwoordelijk. Wanneer een bepaald deel van de KPIs afwijkende resultaten vertoont, dan kunnen de personen die verantwoordelijk zijn voor dat deel hierop aangesproken worden. Dit vraagt voor een open cultuur van feedback krijgen en ontvangen met als doel het groepsobjectief te behalen. Opnieuw, niet op de persoon, wel op de verantwoordelijkheden en taken.  
• Hou het momentum vast. Door op zoek te gaan naar continue verbetering en kleine stappen richting het finale doel blijft de shwung erin. Vier zeker ook de kleine successen op het pad naar het grote objectief.  

Een hele boterham, I know 🙂 Maar super interessant om eens stil te staan bij de verschillende facetten van een sterk vs. een zwak team.

Wil je er samen mee aan de slag, aarzel dan niet om contact op te nemen.