Van druk druk druk naar in controle zijn

Hey, hoe gaat het met jou? Druk druk druk …

Ik hoor het bijna dagelijks. Overweldigd door een eindeloze to do lijst, lopend van hot naar her. En op het einde van de dag neerploffen in de zetel, volledig uitgeput van de waan van de dag.

I get it… Ik was jarenlang die persoon. Ik dacht dat het volgende schema normaal was:

• Ochtendshift met de kinderen
• Pendelen naar het werk en in de trein al mailtjes beantwoorden of in de auto al een call doen (dankzij Covid werd het pendelen gelukkig wat afgebouwd)
• Werken van 9u tot 17u op kantoor (of 8u30-18u thuiswerken)
• Kids in bad en bed steken
• Opnieuw achter de computer om 20u, tot ongeveer 22u
• Niet onmiddellijk kunnen slapen omdat mijn brein nog te actief was

Ik ging te rade bij podcasts, boeken, blogs. Ik maakte tijd om mijn situatie in kaart te brengen en maakte een plan om het aan te pakken. Spoiler alert: dit gebeurde meermaals, het was trial & error :). Ondertussen heb ik een time management systeem uitgewerkt dat voor mij werkt. Ik deel het graag met jou.

Oorzaken van slecht time management

Om te beginnen moest ik een goed zicht hebben op waar het misliep voor mij. Misschien herken je jezelf ook wel in de volgende dingen:

• Eerste onpopulaire opinie : Je doet te veel ! Het is te zeggen … ik deed veel te veel. En het is mijn inschatting dat als jij ook in een druk druk druk overweldigende positie zit dat jij ook te veel doet. Dit kan gelinkt zijn aan het niet “neen” kunnen zeggen. Ik kan oprecht zeggen dat ik te vaak een people pleaser was (nog steeds een werkpunt trouwens). Te veel doen kan ook gedreven zijn door onduidelijke doelen en verwachtingen. Misschien schiet je hierdoor soms maar wat in het rond.
• Tweede vaststelling bij mezelf : ik werkte veel te veel op basis van inflow & aanvragen van anderen en veel te weinig intentioneel en proactief op de dingen die voor mij belangrijk waren. Begrijpen wat het behalen van jouw doelen drijft, welke activiteiten de grootste impact hebben is cruciaal om je tijdsmanagement onder controle te krijgen.
• Derde vaststelling : ik was veel te vaak bezig met de waan van de dag en te weinig met mijn doelen op (middel)lange termijn. Elke dag zijn er wel (kleine) brandjes die jouw aandacht vragen. Een te grote focus op de brandjes maakt dat je een hele dag brandweer bent. Welke dingen had je kunnen anticiperen door op voorhand op (middel)lange termijn zaken te werken? En is het wel aan jou om elke brand te blussen?
• Vierde valkuil : ik ging voor topkwaliteit, wilde creatief uit de hoek komen en scoren. Perfectionisme? Ik denk het wel… Wanneer ik wat afstand nam en keek naar de kwaliteit die als voldoende werd geacht bij mijn collega’s, begreep ik dat ik met 80% van wat ik opleverde ook aan de verwachtingen kon voldoen. De extra tijd die ik nam om de laatste 20% goed te krijgen was volkomen overbodig.

Met deze 4 oorzaken van slecht time management ging ik aan de slag.

Mijn time management systeem

1. Start vanuit je doelen

Je kan enkel intentioneel en proactief je werk organiseren wanneer je kristalhelder weet wat je wil bereiken. Ik heb het hier over zowel je korte termijn als je (middel)lange termijn doelen. Welke meetbare objectieven heb je voor jezelf gezet (omzet, klanten, productlanceringen,…)? Welke competenties wil je verder ontwikkelen? Wees zo concreet mogelijk. Zet er timings bij. Volumes. Eenheden.

2. Ga door je huidige to do lijst

Maak een lijst van alle taken die je vandaag allemaal doet. Kijk hiervoor zowel naar de terugkerende taken (bijvoorbeeld maandelijkse team meetings, wekelijkse rapporteringen,…) als naar eenmalige taken die op dit moment openstaan (bijvoorbeeld logo ontwerpen).

3. Maak de link tussen je doelen en je to do lijst

Ga nu kritisch kijken in welke mate jouw taken en activiteiten bijdragen tot jouw doelen.

• Vraag 1: Draagt deze taak of activiteit bij tot één van jouw doelen? Is het antwoord ja, dan mag het voorlopig blijven staan. Is het antwoord neen, dan weet je nu al dat je daarvoor een andere oplossing moet vinden. Je kan en mag je tijd niet steken in activiteiten die finaal niet bijdragen tot jouw doelen. Kan je het delegeren? Kan je in de toekomst neen zeggen wanneer een gelijkaardige vraag binnenkomt?

• Vraag 2: Wat is de impact van deze taak of activiteit op jouw doelen? Probeer in kaart te brengen hoe doorslaggevende deze taak is om jouw doel te bereiken. Doe dit vanuit jouw ervaring uit het verleden. Je kan bijvoorbeeld werken met 3 categorieën (laag, midden, hoog).

• Vraag 3: Wat is de tijdsbesteding die je geeft aan de verschillende taken of activiteiten? Hoeveel uren per week ben je er mee bezig. Hoeveel % van je werktijd is dit? Nu wordt het interessant! Wanneer je ziet dat je 30% van je tijd spendeert aan activiteiten die laag (of misschien helemaal niet) bijdragen tot jouw doel dan kan je het beginnen aanpakken.

4. Verminder de “lage impact” activiteiten

Nu het duidelijk is welke activiteiten en taken je allemaal doet die niet effectief bijdragen tot je doelen kan je die beginnen afbouwen. Dit kan je doen door ze bijvoorbeeld gewoon niet meer te doen (neen zeggen) of door ze te delegeren (voor wie is dit een hoge impact activiteit?). Je kan ook kritischer omgaan met je tijdsbesteding. Vergaderingen van 3 uur waar er maar 30 minuten wordt gepraat over jouw domein? Bekijk met de organisator of je enkel voor jouw deeltje kan komen. Je zal op deze manier tijd vrijmaken voor de activiteiten die er echt toe doen.

5. Bespreek jouw plan met jouw stakeholders

Uiteraard werken we niet alleen op een eiland 🙂 Bespreek met jouw manager wat jouw uitdagingen zijn (leg jouw context uit: veel taken, te veel vergaderingen, te weinig tijd voor de zaken die er echt toe doen). Leg daarna jouw voorstel uit (welke taken wil je stopzetten, welke wil je delegeren en naar wie,…) en geef ook aan wat het resultaat daarvan zal zijn (meer focus, betere resultaten,…). Wanneer je wil delegeren, bespreek je jouw plan ook met de ontvangende partij. Zijn zij akkoord? Vanaf wanneer? Onder welke voorwaarden…

6. Creëer tijd en ruimte voor (middel)lange termijn doelen

Nu je de ruis hebt weg gefilterd, kan je intentioneel je agenda terug beginnen opbouwen. Kijk verder dan de waan de dag en plan voor de toekomst.

• Welke uitdagingen komen eraan binnen 3-6-12 maanden? Kan je daar nu al op anticiperen door een plan voor te bereiden?
• Welke competenties wil je verder ontwikkelen? Kan je hier een opleiding voor volgen of een conferentie bijwonen?
• Hoe ga je je netwerk verder uitbouwen? Welke partijen ken je vandaag onvoldoende? Welke evenementen kan je hiervoor bijwonen?
• En dan het ultieme doel : voorzie tijd in je agenda voor creativiteit 🙂 geen agenda, geen deadlines, gewoon tijd om creatief bezig te zijn (uiteraard met het oog op je doelen ;)).

Time management is een continue reis

Ik heb uit ervaring geleerd dat dit geen eenmalige activiteit is maar een oefening die je best op regelmatige basis doet. Evalueer frequent of je tijdsbesteding in lijn ligt met je vooropgestelde doelen. Stuur bij waar nodig. Gebruik een sparring partner om je uit te dagen.

De bedoeling is niet om je productiviteit te verhogen. De bedoeling is om je focus te vergroten door jouw werk intentioneel en in functie van jouw doelen te organiseren. En hierdoor de beste resultaten te verkrijgen.

Ik hoop dat deze tips nuttig waren en dat je ermee aan de slag kan.  Heb je nog vragen of bedenkingen, aarzel zeker niet om contact op te nemen.